| 作者: |
李敏 |
来源: |
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日期: |
2008-7-15 |
点击数: |
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档案，记录着历史，传承着文明，服务于现实。档案馆，是档案事业的主体，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心；同时，它又表现出更为强烈的社会属性。新时期、新形势下，对档案馆功能的再认识是很有必要的，本文侧重于档案馆社会功能进行重新认识和思索。
国内外众多知名档案学家对档案馆功能进行了积极的研究和探讨，概括起来，基本上是将档案馆功能分为了基本功能和社会功能。所谓档案馆的基本功能，是指档案馆在人类社会中所起的最本质的初始功能。这种基本功能是由人类社会对档案的利用需要而决定的。这种基本功能往往也是档案馆的一种首要的功能，是档案馆其他功能得以正常发挥的基础。档案馆的基本功能就是对一定范围内的档案的收集和存贮的功能。所谓档案馆的社会功能，是指通过其向社会提供档案信息来实现的。社会功能是不稳定的，是受时间和社会的影响而变化的，因此，我们要用发展的眼光来分析和审视档案馆的社会功能。档案馆社会功能的发挥，首先取决于所处的社会形态。随着社会的进步和发展，档案馆的社会功能将不断地拓展。从以往较为狭窄的保存史料、编史修志而开始趋向于多元化。 其次，档案馆社会功能的发挥，也取决于档案馆本身的工作状态。如果档案馆的工作处于一种良性循环状态，如馆藏较为丰富，管理比较科学，工作人员素质较高，档案馆的社会功能就容易得到发挥和拓展。反之，则将受到遏制。
随着世界一体化、经济全球化新格局的出现和知识经济时代的到来，我国档案馆的社会功能也应有进一步的拓展。一般应具备以下功能：
１、历史记忆功能
所谓“历史记忆功能”即具有记载历史、保存历史记录的功能。从整个人类文明的进步而言，档案是人类文明在有记载的领域所达到的程度的一种反映和记录。因此，档案是“人类的记忆”。同时，人类社会的发展，又必须建立在以往取得的成就的基础上。人类社会的任何进步，都离不开前人或旁人的成果，我们只有站在巨人的肩上才能超越巨人，而这个“巨人”就是历史。 然而要将人类社会以往的文明完整地、系统地保存下来，单靠处于基层的档案室是不能胜任的。我们必须通过档案馆这一能大量集中档案的组织形式，才有可能完成历史赋予档案工作的这一使命。
档案馆的历史记忆功能，应该说是档案馆之所以产生并得到发展的重要原因，也是档案馆诸社会功能中的首要功能。 为了充分发挥档案馆的历史记忆功能，档案馆应合理地构筑本馆的馆藏结构。首先，每个档案馆都应具有鲜明的馆藏特色，即使是同类型的不同档案馆，也绝不雷同，其次，在坚持本馆特色的基础上，应做到，从纵向而言，要尽可能延伸档案所涉及的时间跨度，不但应该有现代的档案和近代的档案，甚至还应该有古代的档案；从横向而言，则应尽可能拓展档案所涉及的领域的广度和深度，使其能完整地记录和反映历史。
２、资政决策功能
档案馆为资政决策服务，这也是社会设立档案馆的一个很重要的原因。 为了使人们的各项活动能顺利地进行，国家机器得以正常的运转，社会的组织和领导者都将不断地调整有关的方针、政策，以使社会朝着预期的目标向前发展。对社会化大生产带来的社会活动的根本变革，如社会活动的复杂性、多样性以及社会活动产生的影响增大等方面。这些特点都要求现代领导者实现从经验决策到科学决策的转变。在科学决策中，只有充分地占有信息，才能系统地对大量的信息进行分析、比较、筛选、甄别，以避免认识上的局限性，进而制定正确的政策。
档案馆资政决策功能的表现是多方面的，但其主要表现在对社会的组织管理方面和经济建设方面。档案馆保存了大量的人类社会文明发展、政治变迁、认识自然、改造自然等过程中形成的历史记录，通过利用档案信息，能为决策者在政治决策和经济决策中提供解决各种问题的思路与方法，起到重大的借鉴、参考作用，为科学决策提供依据，使决策者在认识问题，处理问题时具有历史的深度。
３、社会教育功能
以信息技术为主要标志的科技进步日新月异，知识经济初见端倪，促使全球经济、社会的发展乃至人们生活方式不断发生重大变革。为适应世界潮流，迎接新的挑战，把我国经济建设的推动力转移到依靠科技进步和提高劳动者素质的轨道上来，档案馆应当承担起传播科学文化知识，提高公民科学文化素质的重任。
档案馆具有社会教育功能首先在于其教育对象的多样性。档案馆的教育对象是整个社会的广大成员。不同专业、不同职业、不同年龄、不同文化水平的用户，都能从档案馆中获取科学文化知识，从而提高自身的素质。 同时，档案馆社会教育功能的发挥也在于其所提供的知识内容具有多样性。档案是人类社会实践活动的记录，内容涉及到人类活动的政治、经济、军事、科学、技术、文化等各个方面。档案也是人类社会得以继续发展的阶梯，不同的用户，完全可以在档案馆获得其所需要的科学文化知识。 档案馆社会教育功能的发挥还在于其教育形式的多样性。档案馆可以根据外界的需要，结合馆藏特点开设各类讲座，传播科学文化知识，档案馆也可以定期到各类学校，针对不同的对象，讲授地方史。针对社会热点，档案馆可以利用自身馆藏丰富的优势，举办各种展览，向社会充分展示馆藏特色。如去年我馆积极为建市三十周年图片展提供了反映娄底沧桑巨变的照片一百五十多张，述说了娄底的“昨天”和“今天”，当这些珍贵的照片档案呈现于世人眼前，勾起了人们美好的回忆，憧憬着更加美好的明天，大大增强了市民的幸福感和自豪感，社会评价颇高。档案馆还应通过组织参观等形式，将自己建成一个教育基地。使人们通过参观，了解我国艰难的历史发展过程，增强爱国主义意识。
档案馆在履行社会教育功能的过程中，除了应结合社会热点开展教育活动外，还应充分利用自己的浓厚的历史文化底蕴，敏锐地捕捉各种信息，有意识地引导社会的关注点，真正起到社会教育的作用。
４、学术研究功能
科学技术是第一生产力，是推动经济发展和社会进步的重要变革力量。大力开展各门科学的学术研究活动，是现代化建设的可靠保证。档案馆学术研究功能的发挥取决于其丰富的馆藏。澳大利亚档案学家怀特在美国档案学家谢伦伯格的《现代档案——原则与技术》一书前言中指出：“档案机构决不是古老的被人遗忘的文件的坟墓。档案的实质在于它不仅记录了成就，而且记录了获得成就的过程”。正是由于这种“过程”的记录，才为科学家提供了寻找规律、探究规律进而掌握规律的丰富的材料。
科学性的劳动是具有继承性的，这种劳动部分地以今人的协作为条件，部分地又以对前人劳动的利用为条件。档案馆丰富的馆藏，正是“前人劳动”的结晶，它又经过档案馆工作者的收集、整理、鉴定等一系列工作环节，而成为系统的、有价值的档案信息，这同时也蕴含了档案馆工作者的科学劳动。所以，当这种“档案信息”提供给社会上的科研工作者利用时，它已经不仅仅是“前人劳动”的成果，而且也是档案工作者与社会上科研工作者之间“今人协作”的一种形式。这种“协作”，主要不是直接参与科研工作者的具体科研工作，而是以向他们提供经系统整理的，科学鉴定的档案信息的形式来实现的，这就为他们的学术研究活动提供了必要的条件。从这个意义上讲，档案馆向社会提供档案信息，实际上是科学研究的前期工作，它直接促进了学术研究的发展。因此，档案馆在学术研究事业中是不可缺少的组成部分，是学术研究工作得以正常开展的基础。
同时，档案馆工作本身也具有学术研究的内容。一方面，档案馆工作人员要研究馆藏结构、研究档案价值、研究档案保护、研究档案管理的客观规律性，这些本身都具有学术研究的性质。 另一方面，档案馆工作者本身也有可能成为一个学术研究人员。由于档案馆工作本身的特性所决定，某些档案馆工作者因长期接触某一方面的档案，自然，他就可能成为有关方面的专家。
５、信息传递功能
随着社会信息化程度的不断提高，人类正从工业社会向信息社会迈进。信息是物资、能源之后的“第三级资源”，是人类社会的宝贵财富。在当今知识经济时代，信息资源开发与利用的水平已成为衡量一个国家发展状况和综合国力的重要尺度。档案是信息的重要组成部分，档案馆作为保存档案的史料中心，在信息传递方面有较大的优越性。档案馆内的档案信息，是对众多档案室的档案信息进行了充分的甄别和选择之后收集进馆的，因此，这一种档案信息是经过整合的，有较高利用价值的档案信息，是一种信息资源，其外延相当宽泛，可以涉及到人类活动的有记载的所有领域。
档案馆的信息传递功能首先表现在纵向的传播，借助于文字，图像和声音等载录方式，我们能够获得前人积累在档案中的丰富的经验和教训，通过对信息资源的开发，使我们能够获得丰富的历史信息，以指导我们的实践。其次，档案信息的传递功能也表现在横向方面，通过对档案信息资源的开发，我们能够获得旁人已取得的经验和教训，并以此作为起点开展我们的工作和研究。
６、智力开发功能
档案是文明的产物，档案馆馆藏档案信息资源是人类文化遗产中重要的组成部分，是一座人类科学、文化的思想宝库。档案馆中收藏的档案信息资源，是一种智力资源。与其他资源一样，只有经过开发，才能为人类社会服务，造福于人类。这种资源与自然资源不同，自然资源是非再生性资源，数量是有限的，不断开发使用终究会枯竭。而智力资源则不同，它可以长期使用，重复使用，而且，随着不断的使用，还能再生出新的资源，这是智力资源的一个很重要的特点。档案馆作为这种智力资源的保藏地，应该主动发挥开发智力资源的功能。
为了充分发挥档案馆开发智力资源的功能，档案馆应对馆藏档案信息进行细致的分析和研究，运用各种技术手段和现代化设备，使馆藏档案信息得到最充分的开发，真正起到人类思想库的作用。
档案馆的智力开发功能还应表现在通过提供档案信息，直接开发人的智力资源，如激发人们的求知欲望、激励人们的探索精神、启发人们开辟新的研究领域，从而提高人们的知识水平、提高人们的思维能力，对人类本身的智力资源的开发起到直接的推动作用。
７、公共消遣功能
在若干年前若谈到这一话题肯定会被人认为是痴人说梦。然而随着我国ＧＤＰ的不断增长，人们的闲暇时间日益增多，社会原有的各种机构，在新的历史时期都在重新定位，其总的趋势应该是向“社会化”，“开放化”、“人本化”发展，档案馆也应是如此。
档案馆就其性质而言，一直被称为是“科学文化事业机构”，然而和其他的科学文化事业机构，如图书馆、博物馆相比，似乎总有些特别，似乎还是“犹抱琵琶半遮面”。而且，这“科学文化事业机构”的性质还只是在业内人士中谈及或流行，社会对此性质并不完全认同。在一般人的观念中，档案馆与国家机密有着千丝万缕的关系，人们往往敬而远之。同时，档案馆的馆址往往也是一个问题，其不是被设在政府机关大院内，就是被安排在僻远的地方，更使人们缺乏亲近的条件。
为了适应社会的发展，为使档案馆工作在新时代不至于落伍，档案工作者应该主动承担起开发档案馆在公共消遣方面功能的责任。
首先，档案工作者应增强为社会最大多数人们服务的意识，并应认识到这是我们事业发展的最重要的基石。 同时，档案工作者也应认识到，在档案馆馆藏中，真正不适宜开放的部分是极少数，决不能为了某种局部利益再去人为地扩大保密范围，重铸壁垒。 档案工作者还应积极地准备多方面的物质条件，并广泛地向社会各方面进行宣传，普及社会的档案意识，吸引人们到档案馆来消遣。当然，档案馆的公共消遣功能不能仅仅表现为“大厅参观式”。我们对档案馆“公共消遣”功能的发挥还应具有更强的前瞻性，我们应着眼于对馆藏档案信息的更深层次的开发和利用。除了将档案馆作为一个旅游的保留景点外，还可开展各种专题旅游、特色旅游。通过提供各种窗口和展示厅，使馆藏档案的价值得到多层面的体现。
分析完以上档案馆的社会功能以后，我们进一步要思考的是如何将这些社会功能落到实处，充分、有效地发挥出来？这就是档案馆服务方面的内容了，档案馆功能的实现主要体现在档案服务上，服务质量的好坏，服务水平的高低必然会影响到档案馆社会功能的发挥。
新的形势下，档案馆人必须改变原来那种“坐等上门”被动服务的方式，要结合本区域内的中心工作、热点问题等主动出击，有针对性、富于创意地开展服务。当前，我市正在开展“创建人民群众满意机关”作风建设活动，档案馆本身作为一个服务性质的部门，就更加要以饱满的热情响应，以积极的态度行动起来。档案馆对档案的管理，实际上就是档案服务，作为新时期的档案工作者，要进一步正确理解、处理好“权力”、“责任”、“管理”、“服务”之间的关系，要端正服务态度，不断更新服务理念、提高服务水平、提升服务品位，融管理于服务，逐步将档案馆建成真正意义上的社会的、开放的、人本的、亲民的档案馆。那么，档案管理者（工作者）如何做到融管理于服务呢？
1、融管理于服务，要求管理者在奉献真诚、奉献关爱中体现“服务”。管理者要牢固树立“以人为本”的理念，追求一种与管理相对人“心心相印，息息相通”的管理境界，切实关注并掌握他们的所思所想，为他们提供“保姆式”的服务，竭尽所能帮他们排忧解难，并为他们营造良好的工作环境，搭建理想的发展平台。
2、融管理于服务，要求管理者在更新理念、更新创意中体现“服务”。在管理工作中，要培育创新意识，激发创新潜能，增长创新才干，提升创新素质。在处理日常事务时，要化繁为简，化难为易，运用智慧来妥善解决各种难题，为行业发展带来便利和效益，为管理相对人带来实惠。
3、融管理于服务，要求管理者在学会理解、学会包容中体现“服务”。管理者要设身处地多为管理相对人着想，体谅他们的难处，对他们各种各样的思维方式、行为方式与表达方式予以包容，在人性化、人情化服务中进行制度化管理。要根据他们所从事行业的特点，提出要求和目标，并组织培训，在有针对性的服务中进行科学管理。
4、融管理于服务，要求管理者在善于引导、善于协调中体现“服务”。管理者要引导管理相对人自觉自愿地将行业管理的要求化作自觉的行动。同时，管理者要善于协调行业各部门之间的工作，使之步入良性循环发展轨道。
“心有多大，舞台就有多大”。随着我国经济建设的高速发展，社会对档案馆工作将会提出更多、更新、更高的要求，这既为档案馆工作注入了新的活力，同时，也将为档案馆功能的拓展提供更加广阔的天空，档案人只要坚守平凡、专注平凡，勇于探索，用心服务，档案工作必将大有所为。
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